Contact voor contract

Van het woord ‘regels’ en ‘afspraken’ krijg ik jeuk. Toch maak ik deze met de groep. Zonder er al teveel woorden aan vuil te maken, zetten deze regels de deelnemers met de neus dezelfde kant op. Wat is een goed moment hiervoor?

In de praktijk

Als trainer heb je goede bedoelingen met de groep, maar dat komt op deelnemers soms heel anders over…Je hebt jezelf voorgesteld als trainer. Vervolgens ga je afspraken met de groep maken over hoe jullie de training prettig kunnen laten verlopen. Er ontstaat weerstand. Deelnemers gaan onderling met elkaar praten en je lijkt amper contact met hen te krijgen. Jij wilde juist het tegenovergestelde bereiken met behulp van de afspraken. Hoe had je dat kunnen doen?

Je gaat training geven aan een enthousiaste groep deelnemers. Na het eerste deel merk je dat er meerdere deelnemers tijdens het uitvoeren van opdrachten weg zijn gelopen voor een telefoongesprek. Dit geeft ruis en verstoort het proces van de training. Hoe had je deze situatie kunnen voorkomen?

De waarde van afspraken

Herkenbare situaties? Het maken van afspraken met een groep zorgt voor veiligheid. De neuzen komen dezelfde richting op te staan en jullie weten wat je van elkaar kunt verwachten. Het woord afspraken klinkt beladen. Het zijn eigenlijk meer omgangsvormen en basisregels:

• We hebben om 12.30 een uur lunchpauze en om 17 uur is de training afgelopen.
• Tijdens de training staan mobiele telefoons uit. Verwacht je een belangrijk belletje? Dan geef je dit van tevoren aan.
• Wat er tijdens de training wordt besproken, blijft in deze ruimte.
• We beginnen om de afgesproken tijd.

Met name bij meerdaagse trainingen of trainingen waarbij de deelnemers zich meer openstellen naar elkaar dan dat ze normaal gesproken doen, is het opstellen van dergelijke afspraken waardevol. Het zorgt voor een veilige sfeer, omdat de verwachtingen duidelijk zijn en er een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid is. Je kunt ook een ander doel hebben. Bijvoorbeeld bij een communicatietraining. Door in het eerste deel van de training groepsafspraken te maken over hoe jullie met elkaar willen communiceren, kunnen de deelnemers in real life oefenen met feedback geven op het moment dat iemand zich niet aan de regels houdt.

Wat is een handig moment om afspraken te maken?

De kans dat je er te snel over begint of er juist (te) laat mee bent is groot.
Te snel:
‘Goedemorgen. Ik ben Elleke Boot en vandaag gaan we aan de slag met feedback geven. Laten we hierover een aantal afspraken maken.’ Wat denk je dat het gevolg zal zijn? Hoe kom je op de deelnemers over?
Te laat:
De deelnemers hebben kennis met elkaar en het onderwerp gemaakt. Ze hebben er een dagdeel intensief werken op zitten en de lunch is met smaak genuttigd. Vervolgens ga je bespreken: ‘Hoe zullen we tijdens deze training met elkaar omgaan’. Wat denk je dat het oproept bij de deelnemers?

Conclusie: contact vóór contract. Met contact bedoel ik: de deelnemers hebben een beeld bij jou en jij bij hen. Een handig moment voor het maken van groepsafspraken is dan ook na een uitgebreide kennismaking. Dan hebben de deelnemer feeling met jou gekregen. Zij hebben een idee van wat jij van hen verwacht en jij weet al beter hoe de groep in elkaar steekt/wat zij nodig hebben. Zonder het maken van dit contact, is de kans aanwezig dat je afstandelijk overkomt.

Liever te laat dan te vroeg

Afspraken maken, voordat er wederzijds contact is, is een dooddoener. Mocht je het maken van afspraken niet hebben ingepland of vergeten zijn. Dan kun je het wel later alsnog doen. Stel dat je in het eerste deel hebt gemerkt dat er onveiligheid is in de groep, dan kun je in het tweede deel alsnog afspraken maken over de omgang.

Ik kan me voorstellen dat je het belang inziet van de afspraken, maar je nog wel afvraagt: Hoe kan ik op een luchtige manier afspraken maken met de groep, zonder dat het voelt alsof we regels voor kleuters opstellen? In mijn volgende artikel geef ik je 7 tips om met de groep op luchtige wijze duidelijke afspraken te maken.

Tot slot ben ik erg benieuwd: Op welke manier maak jij de omgangsvormen in de groep bespreekbaar?